PROCÈS-VERBAL CONSEIL DES COMMISSAIRES HUBBARD C

PROCÈS-VERBAL CONSEIL DES COMMISSAIRES COMTÉ DE HUBBARD, MINNESOTA MARDI 6 JUIN 2023 9 H 00 SALLE DU CONSEIL DU COMTÉ DE HUBBARD PRÉSENT : DAVID DE LA HUNT, TED VAN KEMPEN, CHARLENE CHRISTENSON ET TOM KRUEGER ABSENTS : SERMENT D'ALÉGIANCE PRÉSIDENT DU CONSEIL RAPPEL À L'ORDRE a ) Réunion ouverte à 9h00. 1 APPROBATION DE L'ORDRE DU JOUR a) Point ajouté pour les services environnementaux concernant l'ordonnance sur les rivages. Le commissaire Christenson a proposé d'approuver l'ordre du jour tel que modifié. Le commissaire Van Kempen a appuyé la motion. Adoptée 2 COMMENTAIRE DU PUBLIC Toute personne souhaitant s'adresser au Conseil sur des questions qui ne sont pas à l'ordre du jour d'aujourd'hui peut le faire à ce moment-là. Les orateurs sont priés de s’approcher des microphones situés devant les tables. Les commentaires individuels sont limités à 3 minutes, à moins qu'une majorité du Conseil n'approuve une prolongation de la durée. Le temps total imparti pour ce forum est de 10 minutes. a) Aucun 3 ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT Approuver le procès-verbal b) Mandats et réclamations des auditeurs c) Mandats et réclamations des services sociaux d) Approuver la demande de feu d'artifice public extérieur du Park Rapids Rotary qui se tiendra au Heartland Park Pavillion - SW Corner le 4 juillet 2023. En attente des documents requis et de l'approbation du shérif Aukes. e) Approuver le calendrier des budgets 2024 f) Modification du contrat de Pine Manor Inc g) Adopter la résolution n° 0606202301, approuvant le renouvellement du permis de transport de déchets 2023. 0606202301 Demandes de permis de transport de déchets h) Approbation de l'ordre du jour de consentement Le commissaire Van Kempen a présenté une motion pour approuver l'ordre du jour de consentement. tel que présenté. Le commissaire De La Hunt a appuyé la motion. Adoptée 4 RECONNAISSANCE DES EMPLOYÉS DU COMTÉ a) Autoroute de reconnaissance des employés du comté : Ethan Anstine, technicien en ingénierie III, est reconnu pour 10 années de service le 3 juin 2023. Jack Johnson, ouvrier en ingénierie a commencé le poste saisonnier le 22 mai 2023. NRM/Parcs et Loisirs : Cory Kimball, commissaire foncier a commencé son poste à temps plein le 22 mai 2023. Shérif : Duane Korfe, sergent de prison est reconnu pour 15 années de service le 18 mai 2023. Jean Tretbar, adjoint administratif est reconnu pour 15 années de service. service le 19 mai 2023. Nancy Estrada, répartitrice/geôlier a commencé son poste à temps plein le 31 mai 2023. Services sociaux : Sarah Brown, travailleuse admissible est reconnue pour 25 années de service le 1er juin 2023. 5 AUTOROUTE / ENQUÊTE a) Examiner et approuver le devis pour l'inventaire des ponceaux. Sollicitation annuelle pour l'inventaire des ponceaux pour 2023. Cela sera payé à partir des fonds d'entretien et est inférieur au budget. Le commissaire De La Hunt a présenté une motion visant à approuver le prix bas de TrueNorth Steel, Fargo, ND, d'un montant de 25 834,60 $ plus les frais de transport pour l'inventaire des ponceaux de 2023. Le commissaire Van Kempen a appuyé la motion. Adoptée b) Mise à jour du département : L'ingénieur adjoint Jeff Adolphson a fourni aux commissaires une mise à jour sur l'état des projets de construction en cours. 6 DÉCHETS SOLIDES a) Examiner et approuver la proposition de services professionnels pour la fermeture définitive partielle de la décharge de démolition sud Stantec Consulting Services Inc. (Stantec) a préparé une proposition à Hubbard County Solid Waste (le comté) pour des services de conception technique et d'administration de la construction pour la partie fermeture définitive de la décharge de démolition sud du comté (la décharge). Les travaux de fermeture finale comprendront des zones de la décharge qui sont au niveau final ou presque et qui devraient être prêtes à recevoir une couverture finale au début de l'automne 2023, soit environ 5,25 acres. Le projet comprendra : Tâche 1 – Préparer les dessins de construction, les spécifications, le plan d'AQC et les documents contractuels. Tâche 2 – Aide aux appels d'offres et sélection des entrepreneurs. Tâche 3 – Administration du contrat de construction et services de construction sur le terrain. La couverture finale comprendrait : 6" de terre végétale 6" - 12" couche de zone d'enracinement 9" - 12" Couche de drainage Géomembrane synthétique (PVC 30 mil, LLDPE 40 mil ou équivalent) 6" - 12" Couche de couverture intermédiaire/sol de fondation Ce qui suit est un calendrier prévu pour compléter la portée des travaux décrits ci-dessus : Tâche Jours pour terminer Date Terminer la tâche 1 - Avis de procéder aux travaux de conception Mardi 6 juin 2023 Tâche 1 - 30 % de plans préliminaires pour compter 14 Mardi 20 juin 2023 Tâche 1 - 90 $ de plans préliminaires, spécifications, plan AQC, contrat Documents au Comté 15 Mercredi 5 juillet 2023 Tâche 1 - Réunion d'examen de 90 % du projet avec le Comté 2 Vendredi 7 juillet 2023 Tâche 1 - Finaliser les documents contractuels pour l'appel d'offres 7 Vendredi 14 juillet 2023 Tâche 2 - Annoncer les offres 4 Mardi , 18 juillet 2023 Tâche 2 - Réunion préalable à l'offre 9 Jeudi 27 juillet 2023 Tâche 2 - Ouverture des soumissions 15 Vendredi 11 août 2023 Tâche 2 - Attribution du contrat 4 Mardi 15 août 2023 Tâche 3 - Avis de procéder Construction 7 Mardi 22 août 2023 Tâche 3 – Achèvement substantiel 91 Mardi 21 novembre 2023 Nous avons prévu un budget de 800 000 $ pour 2023 pour terminer ce projet de couverture et un projet de couverture plus petit au site d'enfouissement de démolition Nord. Nous estimons que les coûts totaux du projet devraient être égaux ou inférieurs à ce total. La majeure partie des coûts du projet, soit 800 000 $, proviendrait des réserves générales et serait remboursée par le fonds de gestion des déchets solides sur 3 à 4 ans. Étant un contrat de services professionnels, un seul devis a été reçu pour le projet de notre société d'ingénierie et de conseil que nous utilisons pour tous nos services d'enfouissement. Ce projet est requis par notre plan d'actions correctives et notre permis AMLA. Le commissaire Christenson a présenté une motion visant à approuver la proposition de Stantec Consulting Services, Inc., Plymouth, MN, pour les services d'ingénierie et d'administration de la construction pour la fermeture définitive partielle de la décharge de démolition sud, au montant de 138 053,00 $. Le commissaire De La Hunt a appuyé la motion. Adopté b) Examiner et approuver les devis pour une géomembrane LLDPE de 40 mil pour le projet de fermeture définitive partielle de la décharge de démolition sud. Le comté de Hubbard (le comté) possède et exploite la décharge de démolition sud et la station de transfert (l'installation) à Park Rapids, Minnesota, et prévoit un La fermeture définitive partielle d'environ 5,25 acres sera achevée d'ici la fin de l'automne 2023 (le projet). Le comté a demandé des devis pour fournir et livrer une géomembrane linéaire en polyéthylène basse densité (LLDPE) de 40 mil à utiliser dans le cadre du projet. Le proposant doit fournir un prix forfaitaire pour fournir et livrer la géomembrane comme spécifié dans les présentes. Le Propriétaire, par l'intermédiaire de son Entrepreneur Général sélectionné en dehors de cette portée, effectuera les travaux de construction de fermeture, y compris l'installation des géosynthétiques. La quantité de géomembrane spécifiée ci-dessous comprend une allocation pour le chevauchement des joints et les déchets/grattoirs de l'entrepreneur en géosynthétiques liés à l'installation. Les devis comprennent : • 261 360 pieds carrés de géomembrane LLDPE texturée de 40 mil et un rouleau complet de géomembrane LLDPE lisse de 40 mil (environ 750 pieds linéaires) • Expédition de tous les matériaux à l'installation En raison du calendrier du projet de construction, nous devons acheter ce matériau de revêtement avant d’attribuer les offres pour le projet de construction. Si, pour une raison quelconque, le projet n'avançait pas en 2023, le paquebot pourrait être stocké jusqu'à la fin du projet. Nous avons prévu un budget de 800 000 $ pour 2023 pour réaliser ce projet de couverture et un projet de couverture plus petit à la décharge de démolition Nord. Nous estimons que les coûts totaux du projet devraient être égaux ou inférieurs à ce total. La majeure partie des coûts du projet, soit 800 000 $, proviendrait des réserves générales et serait remboursée par le fonds de gestion des déchets solides sur 3 à 4 ans. Ce projet est requis par notre plan d'actions correctives et notre permis AMLA. Les devis ont été examinés par Stantec, et ils recommandent l'approbation du devis le plus bas. Le commissaire Van Kempen a présenté une motion visant à approuver le devis bas pour une géomembrane LLDPE de 40 millions de dollars de SKAPS Industries, Commerce, GA, pour un montant de 70 314,60 $. Le commissaire Krueger a appuyé la motion. Adoptée 7 PROCUREUR DU COMTÉ a) Ajouter le projet de rénovation du palais de justice au plan d'immobilisations Le bureau du procureur du comté de Hubbard dispose d'un espace limité pour le personnel de bureau. Un nouveau palais de justice serait idéal, mais ce n'est pas réaliste à l'heure actuelle. Le document/proposition ci-joint fournit suffisamment d'espace pour le bureau pendant que la Commission envisage la construction d'un nouveau palais de justice. Le projet devrait coûter entre 150 000 et 350 000 dollars. La bibliothèque de droit serait déplacée dans la salle de conférence située à l'avant du palais de justice. Cet espace a été utilisé comme espace de stockage par le bureau de Kay Rave pendant et après les élections. L'entrepôt de Mme Rave devrait être déplacé vers un autre endroit pendant et après les élections. Le consensus du Conseil est d'approuver que le bureau du procureur va de l'avant avec l'envoi de ce projet au comité du plan d'amélioration des immobilisations. Aucun vote n'a eu lieu. b) Réaffecter le poste vacant à un procureur adjoint supplémentaire du comté. Le bureau du procureur du comté de Hubbard exerce ses fonctions avec huit employés (y compris les élus) depuis plusieurs années. Durant cette période, le bureau du shérif s'est développé et le nombre d'affaires pénales a augmenté. Un poste de personnel de bureau est actuellement ouvert et non pourvu, qui serait mieux pourvu par un 4ème avocat. Je comprends que la différence de rémunération entre un procureur adjoint du comté et un assistant de bureau est d'environ 50 000 $ par an si l'on considère les avantages sociaux et le salaire. Le comté de Hubbard serait mieux équipé pour servir les citoyens de notre comté en faisant respecter les préoccupations environnementales, en aidant à résoudre les problèmes de déchets solides, en servant les victimes de conduite criminelle par le biais de poursuites pénales et, de manière générale, en fournissant une assistance juridique à tous les départements du comté. Le commissaire Christenson a présenté une motion visant à approuver le déplacement du poste actuellement ouvert d'assistant de bureau vers un poste de procureur adjoint du comté. Le commissaire Van Kempen a appuyé la motion. Adoptée 8 ADMINISTRATEUR a) Rapport de l'administrateur mise à jour de l'entente de subvention du parc Deep Lake. Mise à jour du Heritage Living Centre sur la liste de propriétés et l’appel d’offres de la société de gestion. Mise à jour du calendrier des réunions du CBAE (County Board of Appeals & Equalization). 9 SERVICES ENVIRONNEMENTAUX a) Ordonnance sur la gestion des rivages - Catégorie d'utilisation commerciale des services professionnels La catégorie d'utilisation commerciale des services professionnels a été ajoutée à l'ordonnance sur la gestion des rives en 2006. Elle est autorisée en tant qu'utilisation conditionnelle sur certaines classifications de lacs et de rivières et constitue une utilisation non autorisée. sur d'autres classements. Une entreprise de services professionnels souhaitant exercer ses activités sur une propriété où une telle utilisation n'est pas autorisée a conduit à un examen de la catégorie d'utilisation pour voir si des modifications y étaient souhaitées ou justifiées. Après discussion, le consensus est d'ordonner à la Commission de planification de faire une recommandation sur les changements, le cas échéant, à apporter à la catégorie d'utilisation commerciale des services professionnels dans l'article 401, tableau 1 de l'ordonnance sur la gestion des rivages. 10 RAPPORTS DES COMITÉS a) Les commissaires ont fait le point sur les comités suivants : De La Hunt : Heritage Living Centre Christenson : MAHUBE-OTWA, PrimeWest Krueger : Kitchigami Library, Crow Wing River 1w1p Van Kempen : HRDC (Headwaters Regional Development Commission), Northwestern MN Juvenile Center, Mississippi Headwaters Board 11 RÉUNIONS À NOTER a) Réunion du district 2 de l'AMC – 14 juin, Bemidji 12 AJOURN a) La réunion est levée à 10 h 20. Le commissaire Christenson propose d'ajourner la réunion. Le commissaire Van Kempen a appuyé la motion. Adoptée /s/ Tom Krueger Tom Krueger, président du conseil des commissaires du comté de Hubbard ATTESTATION : /s/ Jeff Cadwell Jeff Cadwell Administrateur du comté de Hubbard (28 juin 2023) 236747